Business Continuity Planning Tanggap COVID-19

INTERNAL ENTERPRISE RISK MANAGEMENT  PT VERITRA SENTOSA INTERNASIONAL & TRENINET SENTOSA INTERNATIONAL 2020

Business Continuity Planning Tanggap COVID-19 dimaksudkan untuk digunakan oleh PT Veritra Sentosa Internasional & Treninet Sentosa International. Dilarang memperbanyak/menyalin baik sebagian maupun seluruhnya dalam bentuk dan cara apa pun melalui media cetakan, salinan elektronik maupun disimpan dalam media apa pun dan atau digunakan oleh pihak lain diluar Perusahaan tanpa persetujuan tertulis dari Perusahaan.

Berdasarkan berita harian Kompas, per 13 Maret 2020, sudah ada beberapa negara yang menerapkan sistem “lock down”, yaitu Tiongkok (Wuhan) sejak 2 Februari 2020 dengan angka positif 80.945 dengan jumlah kematian sebanyak 3.062. Korea Selatan (Daegu) sejak 24 Februari 2020 dengan angka positif 7.869 dengan jumlah kematian sebanyak 66 orang. Iran sejak 12 Maret 2020 dengan angka positif 10.075 dengan jumlah kematian sebanyak 429. Italia sejak 9 Maret 2020 dengan angka positif 15.113 dengan tingkat kematian sebanyak 1.016 orang dan sebagainya.

 

IDENTIFIKASI RISIKO

1. Sumber risiko: berasal dari Kota Wuhan, Provinsi Hubei, Tiongkok. Diduga berasal dari pasar hewan dan makanan laut di Kota Wuhan, menjual berbagai hewan liar yang (tak lazim dikonsumsi) seperti kelelawar, ular dll. Kondisi lingkungan dan budaya yang memungkinkan untuk memakan segala jenis varian hewan darat dan laut membuat pencemaran penyakit, wabah dan virus sangat rentan terjadi. Kurangnya pengecekan/inspeksi badan keamanan kota setempat terhadap jenis suplaiproduk mentah menjadi salah satu potensi penyebab. Kebersihan lingkungan dan proses pemotongan serta pengiriman menjadi salah satu faktor penyebab sumber.
2. Kejadian: Penyebaran Existing Virus dan Novel Virus bersifat parasit, virus, mewabah dll.
3. Ancaman/Konsekuensi: Virus berjenis pandemi, mewabah, menyebabkan sesak napas hingga kematian akibat gagal pernapasan (pneumonia).
4. Indikator timbulnya risiko: (dalam hal ini adalah gejala) dimulai dari demam disertai gangguan pada pernapasan (sesak napas), lalu batuk dan pilek disertai sakit pada tenggorokan dan rasa letih dan lesu.
5. Bias dan asumsi: Belum ditemukan vaksin terkait virus yang bersangkutan (novel case).

 

ANALISIS POTENSI RISIKO GLOBAL

• Terganggunya proses impor dan ekspor barang, bahan baku dan hasil produksi.
• IHSG melemah signifikan.
• Pariwisata, penerbangan, hotel dan restoran menurun drastis, menyebabkan devisa negara melemah.
• Proses operasional bisnis terhambat dikarenaka perjalanan dinas (khususnya antarnegara) dibatasi.
• Kerja sama antarnegara di pending karena sebagian negara menerapkan sistem lockdown dan tidak menerima sebagian penerbangan dari negara yang diisolasi secara global.
• Jasa pengiriman terhambat.
• Ekonomi China jatuh, berdampak pada sebagian besar pasar produk dunia dihasilkan dan memiliki pabrik yang ada di China. Sehingga sistem perdagangan terdampak besar. Penjualan masing-masing negara yang mengimpor ke China menurun drastis, harga jual meningkat karena kelangkaan. Pada akhirnya berpotensi inflasi. (domino effect).
• Ekspor dalam negeri melemah karena suplai bahan baku tersendat akibat China tidak melakukan aktivitas perdagangan.
• Pertumbuhan ekonomi dunia menurun drastis.
• Krisis finansial lebih buruk daripada krisis finansial 2008.
• Pasokan smartphone terhambat karena buruh dalam tahap karantina serta belum dapat bekerja dengan maksimal.
• Jumlah permintaan dan konsumsi masyarakat menurun/melemah disebabkan banyak pembeli yang lebih memilih tinggal di rumah dan tidak banyak berbelanja.
• Domino effect berdampak pada rantai pasok global, adanya ketidakpastian secara global.

 

ANALISIS POTENSI PELUANG GLOBAL

1. Meningkatkan produktif kreatif UMKM dalam menciptakan produk langka dipasar seperti hand sanitizer.
2. Menekan angka polusi dikarenakan masyarakat takut untuk keluar rumah.

ANALISIS POTENSI PELUANG BISNIS UANG ELEKTRONIK/E-MONEY

• Kemungkinan masyarakat semakin memilih metode pembayaran digital salah satunya Paytren e-money sebagai antisipasi paparan virus COVID-19 melalui uang kertas dan/uang logam. Transaksi penggunaan e-money diyakini akan meningkat dikarenakan perkembangan berita virus tersebut.
• Self-quarantine membuat gaya hidup berubah sementara hingga virus mereda yaitu dengan berbelanja online dan/atau melakukan transaksi pembayaran online (merujuk pada poin 1 di atas). Maka tim IT dan operasional Paytren untuk siaga selalu dalam menghadapi fenomena ini. Agar tidak terjadi fraud pada sistem yang memungkinkan diakses bersamaan dalam suatu waktu.
• Mengkampanyekan/mensosialisasikan aplikasi Paytren e-money terkait kegiatan transaksi non tunai untuk menekan tingkat potensi paparan COVID-19.

 

ANALISIS & MITIGASI RISIKO COVID-19 SESUAI ARAHAN PEMERINTAH & BANK INDONESIA

 

Menanggapi COVID-19 dan gerakan pemerintah dari sisi pencegahan penularan virus sebagai bentuk mengurangi dampak dan/atau kemungkinan keterjadian risiko – Business Continuity Planning.

 

• Memasang hand sanitizer di pintu masuk lobby utama, pintu masuk ruangan CEO, pintu masuk ruangan D6-D7, pintu masuk Gudang E9, di setiap toilet/kamar mandi kantor.
• Melakukan scan pemindai alat deteksi panas/suhu tubuh sebelum tamu atau karyawan masuk kedalam kantor. Satpam yang bertugas melakukan inspeksi tindak pencegahan tersebut. Memastikan dan mewajibkan agar seluruh individu sebelum masuk ke kantor melewati pengecekan suhu tubuh serta dengan tegas melarang tamu atau karyawan yang memiliki suhu tubuh diatas 37,5 derajat celcius untuk masuk bekerja dan masuk kantor alias dipulangkan dan disarankan untuk melakukan pemeriksaan di rumah sakit terdekat (RS. Al Islam Bandung).
• Menyediakan disinfektan spray untuk ruangan.
• Melakukan penyedotan debu setelah jam kantor.
• Perusahaan menyetok masker untuk diberikan secara cuma-cuma kepada karyawan atau tamu yang sakit.
• Antisipasi pencegahan penularan dengan membuat kebijakan kerja dari rumah bagi karyawan yang tidak dipaksa keadaan untuk hadir di kantor.
• Melakukan absen rutin (oleh pihak HCM) kepada karyawan yang terjangkit penyakit demam, gangguan pernapasan dan kemungkinan gejala COVID-19 untuk tidak bekerja (dan/atau bekerja dari rumah) hingga dinyatakan sembuh. Juga HCM selalu menghimbau kepada karyawan yang memiliki riwayat dan/atau baru saja pulang dari luar negeri untuk wajib melakukan karantina diri selama 14 hari di rumah. Dengan kebijakan tidak mengurangi gaji karyawan/anulir pekerjaan.
• Meniadakan kontak fisik baik antarkaryawan maupun tamu, juga menghindari kontak tidak langsung melalui media apa pun.
• Bagi karyawan yang bekerja dari rumah (atau pada saat shift tidak ke kantor) melakukan pelaporan seperti daily update atau semacam pencatatan harian selama 1 hari kegiatan yang dilakukan di rumah.

 

PROTOKOL KESELAMATAN

 

1. Perusahaan menetapkan sistem WFH (Work from Home) terbatas bagi karyawan untuk mencegah paparan potensi virus COVID-19.
2. Menetapkan kebijakan untuk meminimalisir tingkat pertemuan (rapat, meeting dsbnya). Contoh minimal anggota dalam rapat maksimal 5 orang, selebihnya monitoring by phone.
3. Menetapkan klasifikasi karyawan yang dapat bekerja dari rumah dan memantau secara ketat terhadap karyawan yang tidak dapat meninggalkan posisi kantor seperti satpam, IT, front office dsbnya.
4. Mulai menerapkan diskusi jarak jauh melalui aplikasi Google Meeting (internal) dan Zoom (eksternal), atau sesuai kesepakatan dua belah pihak.
5. Memasang hand sanitizer di pintu masuk lobby utama, pintu masuk ruangan CEO, pintu masuk ruangan D6-D7, pintu masuk Gudang E9, di setiap toilet/kamar mandi kantor.
6. Melakukan pengecekan rutin secara ketat terkait kebersihan toilet baik toilet tamu dan juga toilet karyawan. Ketersediaan tissue dan sabun anti bakteri.
7. Melakukan scan pemindai alat deteksi panas/suhu tubuh sebelum tamu atau karyawan masuk kedalam kantor. Satpam yang bertugas melakukan inspeksi tindak pencegahan tersebut. Memastikan dan mewajibkan agar seluruh individu sebelum masuk ke kantor melewati pengecekan suhu tubuh serta dengan tegas melarang tamu atau karyawan yang memiliki suhu tubuh diatas 37,5 derajat celcius untuk masuk bekerja dan masuk kantor alias dipulangkan dan disarankan untuk melakukan pemeriksaan di rumah sakit terdekat (RS. Al Islam Bandung).
8. Petugas piket/satpam/diri sendiri segera melakukan panggilan darurat ke nomor aktif tanggap COVID-19 (119 ext 9) apabila ada tamu atau karyawan yang suspect COVID-19. Dengan kriteria suspect COVID-19 sebagai berikut:

• Demam >= 38 derajat celcius
• Batuk dan/atau pilek
• Sakit tenggorokan
• Gangguan pernapasan.

9. Rutin melakukan disinfektan spray ke setiap ruangan di dalam kantor.
10. Melakukan disinfektan terhadap karpet, AC dan peralatan kerja yang digunakan perusahaan secara berkala serta menghindari melakukan aktivitas kontak fisik secara langsung (di area mata, hidung, mulut dan tangan) dengan karpet dan menggunakan kaus kaki.
11. Menghindari penggunaan barang secara bersama seperti peralatan Sholat, handuk, peralatan makan khususnya yang berbahan dasar logam dan sebagainya.
12. Menghindari kontak fisik antar karyawan ataupun dengan tamu seperti salaman dan lain-lain.
13. Melakukan sosialisasi meminimalisir tatap muka melalui sosial media/Omni channel Paytren bahwa sementara waktu sesuai dengan kebijakan Pemerintah terkait beredarnya virus COVID-19.
14. Tidak melakukan perjalanan dinas ke lokasi pandemik sesuai data yang dimiliki pemerintah.
15. Perusahaan membuat kebijakan self-quarantine terhadap karyawan terindikasi COVID-19 dan melakukan monitoring menggunakan form khusus untuk mengontrol karyawan yang bersangkutan.
16. Memberikan masker dan produk kesehatan dengan harga subsidi sebagai salah satu bentuk dukungan dan program peduli terhadap masyarakat yang bisa dipublikasi sebagai bentuk apresiasi atas kepedulian perusahaan terhadap masyarakat pengguna Paytren.

Terkait HCM secara detail:

• Melakukan identifikasi personil kunci
• Personil kunci adalah pimpinan sampai dengan dept. head, serta point of contact (POC) adalah petugas piket dan/atau satpam.
• Melakukan koordinasi peran dan tanggung jawab internal selama masa wabah COVID-19.
• Pantau secara aktif perkembangan COVID-19 sebagai salah satu faktor penentu work from home serta pemberian masa tangguhan bagi karyawan yang terindikasi COVID-19.
• Melakukan identifikasi personil cadangan jika POC utama atau personil kunci apabila jatuh sakit atau tidak dapat melaksanakan tanggung jawabnya (contoh terkena sistem lockdown di luar negeri).
• Melakukan identifikasi personil cadangan terkait tim motor penggerak perusahaan seperti operasional, IT dsbnya.
• Mengembangkan rencana komunikasi antarkaryawan:
• Merujuk prosedur protokol kesehatan dan menghubungi 119 (ext 9).
• Melakukan sosialisasi pencegahan COVID-19 dan sekaligus membagikan produk kesehatan gratis (berupa b-immune dan b-pulmo) bagi karyawan.
• Melakukan klarifikasi apabila terjadi rumor seputar COVID-19.
• Perusahaan akan mengikuti anjuran pemerintah pada saat Indonesia dinyatakan bersih dari wabah COVID-19.
• Lakukan pengujian dan pengamanan sistem remote (atau kontrol jarak jauh dari rumah):
• Menyediakan komputer atau laptop bagi karyawan tertentu namun jika memungkinkan hindari menggunakan perangkat pribadi.
• Mengharuskan karyawan tertentu membawa laptop ke rumah setiap hari karena karantina akan terjadi mendadak dan penutupan kantor akan diberlakukan.
• Memastikan koneksi karyawan tidak terganggu untuk yang bekerja dari rumah apabila harus melakukan meeting.
• Melakukan training mendadak terkait protokol keselamatan
• Mencoba melakukan panggilan webcast atau panggilan konferensi untuk meninjau BCP dengan seluruh departemen didalam perusahaan;
• Memastikan karyawan memahami peran dan tanggung jawab selama terjadi gangguan bisnis;
• Melakukan latihan untuk persiapan penutupan kantor, karantina, keadaan darurat kesehatan serta gangguan transportasi umum dan penyedia layanan kritis.

 

Demikian informasi penting terkait standar operasional prosedur pencegahan wabah virus corona di lingkungan kantor pusat Paytren & TreniNET guna mendukung setiap upaya pemerintah dalam melawan penyebaran virus tersebut.

Dibuat oleh Ivonne Bonita, Risk Officer, diketahui oleh Hendy Rochendy, CHRO, dan disetujui oleh Hari Prabowo, CEO., Disahkan di Bandung, Jumat, 16 Maret 2020.